Onboarding in remote Zeiten – wie eine sachliche Fernbeziehung aufblühen kann

Lesen Sie hier, wie unsere beiden neuen Kollegen ihr virtuelles Onboarding erlebt haben:

Jana und Yannik, ihr seid in ganz ungewöhnlichen Zeiten Teil des launchlabs-Teams geworden! Erzählt mal, was waren so eure ersten Gedanken als klar wurde, dass alles anders werden würde als gedacht und geplant?

Jana: Absolut ungewöhnlich! Unser erster Tag war genau der erste offizielle Tag des Lockdowns. Wir hatten zum Glück noch die Möglichkeit kurz – und mit Abstand – ins Büro zu kommen, ein paar Gesichter zu sehen und unseren Rechner in Empfang zu nehmen und das war es! Ab nach Hause, ins Home Office. Schon am nächsten Tag fing unser virtueller Einarbeitungsprozess an.

Yannik, für dich war es noch krasser: Du warst gerade für dein Praktikum bei uns speziell aus München nach Berlin umgezogen.

Ja, das war der Plan. Aber am Tag vor Arbeitsanfang wurde mir gesagt, ich bekomme das Zimmer, das ich für die nächsten Monate gemietet hatte, nicht. Und dann musste ich schnell entscheiden, aber eigentlich hatte ich keine Wahl und bin zurückgereist. Mit schwerem Gemüt, da ich mich gefreut hatte auf diese Zeit in der Hauptstadt, um Erfahrungen zu sammeln in eurem tollen Team.

Was hat euch in dieser Anfangszeit am meisten bereichert?

Jana: Von Anfang an war ein Trello-Board unsere digitale Onboarding-Hilfestellung. Darauf zu finden war alles Essentielle, das wir als neue Mitarbeiter*innen brauchen und wissen sollten, inklusive kleine praktische Aufgaben. Nur wenn wir die erledigt hatten, durften wir die Karte auf “done” schieben. Eigentlich ganz cool, dass so – losgelöst von Covid19 – jederzeit und ortsunabhängig neue Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die launchlabs Kultur und Prozesse kennenzulernen. Aber das wichtigste zu Anfang war doch die menschliche Komponente. Eine Kollegin war von Anfang an für unser Onboarding zuständig, sodass bei aufkommenden Fragen direkt Abhilfe geschaffen wurde. Die Fragen waren nicht nur fachlicher Natur, sondern auch zur Teamarbeit, dem Spirit oder den launchlabs Werten und dies war auch vollkommen ok.

Yannik: Genau das hat mir super geholfen: Einen echten Buddy zu haben, der sich wirklich Zeit für dich nimmt. Hier wurde nie gesagt: “Lies das mal durch”. Obwohl das Board sichtbar mit Liebe gestaltet wurde und geprägt war von Interaktivität, Agilität, Effizienz und Menschlichkeit, bekommt man erst ein Gefühl für die Unternehmenskultur über die Menschen. Dafür waren die tägliche Check-Ins* ganz wunderbar. Dass Jana und ich sie von Anfang an gestalten durften, zeigte uns Vertrauen und Zuversicht vom Team.

Jana: Die Check-Ins haben uns beiden nochmal eine Platform gegeben, um das Team besser kennenzulernen, und sie uns. Oft haben wir sehr persönliche Themen angesprochen und visuell miteinander gearbeitet. Dadurch entstand sehr schnell eine persönliche, offene Atmosphäre. Auch laut dem Team, das sich schon aus der analogen Welt kannte, hat dieser gemeinsamen Start in den Tag zu mehr Verbindung geführt.

Yannik: Mich haben außerdem auch die digitalen Coffee Talks begeistert. Ich wurde ermutigt Zeit einzuplanen, um mich einfach frei mit jemandem auszutauschen und gleichzeitig einen Kaffee zu trinken. Echt schön, auf diese Art und Weise über die gegenseitigen Visionen, Interessen und Expertisen zu sprechen, und zu schauen, wo meine Hilfe gebraucht wurde und ich sie auch aktiv anbieten konnte. Manchmal haben wir statt Kaffee einen Spaziergang genossen, manchmal mit Video, manchmal nur mit Ton. Diese Abwechslung war ganz gut an so einem “rechnergebundenen” Tag.

Was fiel euch schwer?

Yannik: Dass wir uns nicht in echt sehen konnten. Erst bei meinem Abschied (Yannik hatte ein 3-monatiges Praktikum bei uns, Red.) konnte ich dann mehreren von euch – mit Abstand – begegnen. Das hat aber noch mehr den Wunsch und die Freude gestärkt, Teil des Teams (gewesen) zu sein.

Jana: Dass wir eure Räumlichkeiten nicht live erleben und ausprobieren konnten. Und dass wir nicht die Chance hatten, rumzureisen, um die Kunden zu treffen. Das wäre etwa der Hauptteil meiner neuen Arbeit gewesen. Nichtsdestotrotz kam die direkte Arbeit mit dem Kunden nicht zu kurz. Wir haben bestehende Formate schnell in die virtuelle Welt transformiert, um diese remote mit dem Kunden durchzuführen. Eins meiner Highlights war die Planung und Durchführung unseres ersten virtuellen launchlabs Community Events, dem ComX2020. Ich habe so viele neue Aspekte der virtuellen Welt kennengelernt, neue Tools ausprobiert und habe verstanden was digitale Kollaboration und remote Networking eigentlich wirklich ausmacht. Zusätzlich habe ich gesehen, was alles bei launchlabs möglich ist, wenn man auch als neue Kollegin die Initiative ergreift, und das wertvolle Unterstützung kein „Nice-to-Have“ ist sondern eine Selbstverständlichkeit.

Welche Tips hättet ihr für andere Unternehmen, die neue Mitarbeiter remote onboarden wollen/müssen?

Jana & Yannik: Go for it! Es ist möglich! Wie gesagt, für uns war es super, täglich kurz mit dem Team im Kontakt zu sein. Außerdem waren alle online Tools und Programme fantastisch vorbereitet: direkt verfügbar in der Cloud, ein gut vorbereitetes digitales Onboarding Board mit persönlicher Kontaktperson, an die wir unsere Fragen stellen konnten und Trello als große Hilfestellung, wenn es um die Strukturierung und Abarbeitung der Aufgaben geht. Am Ende ist es das Team, das die Musik macht und den Onboarding Prozess zu etwas besonderem werden lässt.
Unser Tipp an alle Unternehmen: Sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter sich eingeladen fühlen, ihre neuen Kollegen schnell digital kennenlernen und jederzeit eingeladen werden mitzumachen, reinzuhören und eigene Initiativen zu gestalten. Die Initiative sollte natürlich auch von den bestehenden Kollegen kommen – ladet die Neulinge zu einem digitalen Kaffee ein, auch digitaler Kaffee schmeckt großartig!

*Neugierig wie Jana und Yannik die täglichen Check-Ins gestaltet haben? In diesem Artikel finden Sie einige inspirierende Beispiele.