Design Thinking in Japan

Design Thinking in Japan: was funktioniert, was nicht, und warum?

Ein Erfahrungsbericht

launchlabs: „Brittany, sprichst du immer noch Japanisch?“

Brittany: „Klar, man vergisst das nie wirklich, genau wie Fahrrad fahren.“

Und mit einem einzigen Anruf war meine fünfjährige Pause vom Arbeiten in Japan vorbei. Gemeinsam mit einem extrem talentierten und noch lieberen Co-Facilitator  ging es nach Tokyo, um eine Serie von Design Thinking Sessions (und ja, auf Japanisch) für fast 200 Teilnehmer durchzuführen.

Design Thinking spiegelt die traditionelleren japanischen Managementstile Kaizen 改善, Kanban 看板 und The Toyota Way wider. Der Fokus liegt auf den Menschen, auf Empathie und Wiederholung. Trotzdem wird Design Thinking in Japan nicht so bereitwillig aufgenommen wie man erwarten würde. Design Thinking kann mit japanischen Teilnehmern schwer durchzuführen sein, wenn man dabei keine Rücksicht auf ihre Kultur nimmt. Aber ich hebe mir den Blog bezüglich der Herausforderungen von Design Thinking in Japan für ein andermal auf.

Für den Moment möchte ich euch eine Methode vorstellen, die wirklich funktioniert – Round Robin. Round Robin ist eine Ideationsmethode, welche die Gruppenangleichung dadurch fördert, dass man via schriftlichem und stillem Brainstorming auf den Ideen der anderen aufbaut.

Nach 40 Stunden Design Thinking war Round Robin der klare Favorit unter den Design Thinking Methoden und rückblickend ist es nicht schwer zu verstehen, warum. Lasst uns in die Gründe dafür eintauchen, weshalb die Methode so gut funktioniert.

1. Stille, schriftliche, kollaborative Methoden brechen Hierarchien auf

Es gibt zwei verbreitete Hierarchiearten in Japan, welche beide mit dem Prinzip der Seniorität arbeiten. Seniorität wird entweder durch biologisches Alter erreicht oder die Jahre, welche man bei einer Organisation verbringt.
Mit geübtem Auge kann man das biologische Alter oft erraten, Seniorität im Unternehmen allerdings ist ein sehr viel komplizierteres Feld, in dem Smalltalk schnell ein Schlachtfeld des formellen Keigo(敬語)gepaart mit Unsicherheit werden kann. Von mündlicher zu schriftlicher Kommunikation überzugehen kann helfen, diese Strukturen aufzubrechen.

Zum Beispiel;

Schön, dich kennenzulernen, Matsushita-San.

Geht mir genauso, Katō-San.

In welcher Abteilung arbeitest du?

Ich bin in CRM. Und du?

Ich bin in MKT. CRM ist die neue Task Force Gruppe, richtig?

Ja, ich bin zu diesem Unternehmen gekommen, um neue Geschäftsinitiativen aufzubauen und zu managen.

Oh, das freut mich zu hören, viel Glück! Sag Bescheid, falls meine Abteilung dir in irgendeiner Weise helfen kann.

Das werde ich, danke für das Angebot.

Hier haben wir es; ein Beispiel dafür, wie eine simples kurzes Gespräch das Fundament für eine ganze Geschäftsbeziehung bilden kann. Matsushita-San ist schon länger für das Unternehmen tätig und wird nun als ranghöher betrachtet und Katō-San sollte sich dementsprechend ausdrücken und verhalten.

In der Round Robin Methode wird jegliche Ideation ohne Diskussion durchgeführt. Dies ist von Vorteil, da es im Schriftlichen nicht notwendig ist, die Besonderheiten zu beachten, welche bei einer Kollaboration von Menschen mit unterschiedlichem hierarchischem Status normalerweise präsent sind.

2. Strukturierte Rollen beschleunigen Feedback und Konsens

Ich höre oft „Die Japaner sagen nicht, was sie denken.“

Eine treffendere Beschreibung wäre „Die Japaner brauchen sehr lange, bis sie sagen, was sie denken.“

Für diejenigen, die eine schnellere Konversationsart gewöhnt sind, kann es sich wie eine Ewigkeit anfühlen zwischen dem Moment, in dem man die Japaner bittet, ihre Gedanken zu teilen, bis zu dem Moment, in welchem sie beginnen, sich zu öffnen. Eine Ewigkeit gefüllt mit leichter Kopfneigung, kurzen Atemzügen durch die Zähne, Blicken nach links und rechts, um zu sehen, wie die anderen reagieren und endlosen Ketten von 「どうしましょうか。どうでしょうか。どうですかね。」.
Das schwierigste auf der Welt, zumindest für mich, ist, den Mund zu halten und die Stille auszuhalten. Ich übe das seit 10 Jahren und muss mich immer noch durch die Gespräche führen. Ich stelle eine Frage. Stille. Ich verdeutliche und denke, vermutlich habe ich mich unklar ausgedrückt. Dann sage ich, nein, warte, stop, warte noch 30 Sekunden, und mit ziemlicher Sicherheit, bevor mein Zeitfenster von 30 Sekunden vorbei ist, kommt 「実は、我々にとって。。。」.

Es wird viel Zeit in Konversation investiert, da es keinen klar strukturierten Ansatzpunkt gibt. Fangen wir mit dem Guten, dem Schlechten, den Fragen an? Wo?! Die Methode Round Robin strukturiert das Gespräch und entfernt die Ambiguität aus der Diskussionsführung. Man beginnt mit Idee 1, macht weiter mit den Gründen für das Scheitern von Idee 1, baut dann Idee 1.2, basierend auf dem gegebenen Feedback – ganz einfach.

3. Nutzen der außergewöhnlich guten schriftlichen Sprachkenntnisse, die unter Japanern üblich sind

Wie kommt es, dass Japaner perfekte Emails auf Englisch verfassen können, aber große Schwierigkeiten haben, das selbe Gespräch mündlich zu führen? Das ist eine sehr wichtige Frage für mich.

Findet das Seminar auf Englisch statt, was meistens nicht passiert, aber gesetzt den Fall, so kann man hiermit verhindern, dass die englischen Muttersprachler die Japaner überrollen, indem man auf ihre ungewöhnlich guten schriftlichen Sprachkenntnisse zurückgreift.

Die Round Robin Methode bedient sich der Schriftform und verlässt sich nicht auf Extrovertiertheit oder die Fähigkeit der Teilnehmer zur verbalen Kommunikation ihrer Gedanken.

4. Das Unausgesprochene in kontextsensitiven Kulturen

Die Round Robin Methode eignet sich auch gut für kontextsensitive Kulturen, in welchen die Betonung auf der Art liegt, wie etwas gesagt wird, oder sogar auf dem, was nicht gesagt wird.

„Das wird schwierig“ sagt Nakamoto-San.

„Sag mir genau, worin die Herausforderung besteht und lass uns herausfinden, wie wir dich unterstützen können.“

Der japanische Manager sieht mich panisch an und seine Augen sagen „Bitte erklär ihm, was ich meine, damit ich es nicht muss.“

Ich interveniere.

„Herr Müller, ohne eine Umverteilung von Ressourcen von Abteilung B haben Nakamoto-San und sein Team einfach nicht die Kapazitäten, vor dem Ende des Haushaltsjahres ein neues Projekt zu beginnen.“

Bei der Round Robin Methode ist es erforderlich, die eigenen Gedanken aufzuschreiben und an die nächste Person ohne mündliche Erklärung weiterzugeben, man muss sich also explizit ausdrücken. Man kann sich nicht auf den Ton des Gesagten verlassen, um seine wahren Gedanken zu kommunizieren, z.B. das KANN funktionieren, das kann FUNKTIONIEREN.

Natürlich gibt es noch viele Baustellen bezüglich der Durchführung von Design Thinking in Japan. Einer der Grundbausteine von Design Thinking beispielsweise, die „How might we“ Methode, ist sehr schwer ins Japanische zu übertragen. Ein weiteres Problem ist, dass schnelles mündliches Brainstorming (aka territory mapping, brain dumping)eine schwierige Anfangsmethodik für den japanischen Markt ist, wir haben eben gesehen, warum. Trotzdem, je mehr wir praktizieren, desto mehr Erfolgsgeschichten haben wir und sind dementsprechend auch eher in der Lage, die besten Verfahren für Japan aufzubauen.

Japan ist und bleibt meine erste Liebe und mein Wunsch ist, auf die kulturellen Besonderheiten, die ich auf meinem Weg kennengelernt habe, hinzuweisen, um euch beim Aufbauen besserer Kunden- und Klientenbeziehungen zu helfen.

Bei launchlabs streben wir danach, Ihre Design Thinking Experience einzigartig zu machen. Ihre Teams können lernen, dieses vielseitig verwendbare Skillset zu nutzen, nicht nach unseren Bedingungen, sondern nach Ihren – und den kulturellen Besonderheiten Ihres Teams.

では、よろしくお願いします。

Danke an Brittany für ihre interkulturelle Arbeit, ihren Erfahrungsbericht und das anschauliche Foto!